Erreichbarkeit und die Realität in MVZs
Die Lösung: Online-Terminvereinbarungen?
Die Realität: Mehr als nur Terminvereinbarungen
Es mag überraschend sein, aber nur die Hälfte der eingehenden Anrufe betrifft tatsächlich Terminvereinbarungen oder -verschiebungen. Die andere Hälfte besteht aus Anfragen zu Rezepten, Überweisungen, Befunden, Parkmöglichkeiten, Wartezeiten vor Ort und anderen Themen.
Die Nutzung der Online-Terminvereinbarung führt zwar zu einer leichten Reduzierung der eingehenden Anrufe – jedoch maximal um 10 %. Stattdessen kommen neue Anrufe hinzu, aus verschiedensten Gründen:
- „Ich habe gerade online einen Termin gebucht, können Sie prüfen, ob er registriert ist?“
- „Ich versuche gerade, einen Termin für nächsten Dienstag zu buchen, aber er wird mir nicht angezeigt.“
- „Ich habe für nächste Woche einen Termin für mich gebucht, mein Mann wird auch dabei sein.“
Effizientes Terminmanagement als Schlüssel
1. Klare Richtlinien für die Terminvergabe
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über klare Richtlinien für die Terminvergabe verfügt. Dies umfasst die Festlegung von Zeitfenstern für verschiedene Arten von Terminen und die Priorisierung von dringenden Fällen.
2. Schulung des Personals
Regelmäßige Schulungen für das Personal sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den Abläufen vertraut sind und effizient arbeiten können. Dies hilft, die Anrufdauer zu verkürzen und Missverständnisse zu vermeiden.
3. Nutzung moderner Softwarelösungen
Setzen Sie moderne Softwarelösungen ein, um die Terminvergabe zu optimieren. Ein gutes Praxismanagement-System kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und Termine effizient zu verwalten.
4. Kontinuierliche Verbesserung
Überwachen Sie regelmäßig die Effizienz Ihrer Terminvergaben und passen Sie die Prozesse bei Bedarf an. Feedback von Patienten und Mitarbeitern kann wertvolle Einblicke bieten und zur Verbesserung beitragen.
Fazit: Online-Terminvereinbarungen sind nur ein Teil der Lösung
Online-Terminvereinbarungen können eine leichte Entlastung bringen, sind aber nicht die alleinige Lösung. Ein effizientes Terminmanagement ist der Schlüssel zur langfristigen Entlastung des Telefons und zur Verbesserung des Patientenservices. Indem Sie klare Richtlinien festlegen, Ihr Personal schulen und moderne Software nutzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis reibungslos läuft und sowohl Personal als auch Patienten zufrieden sind.