Online-Terminvereinbarungen: Entlastung für Ihr MVZ-Personal?

Dieser Blog-Artikel beleuchtet die Realität der Online-Terminvereinbarungen und zeigt, dass effizientes Terminmanagement der Schlüssel zur Entlastung des Personals in MVZs und Ambulanzen ist. Durch die Implementierung klarer Richtlinien, regelmäßige Schulungen und den Einsatz moderner Softwarelösungen kann die Praxis effizienter und erfolgreicher arbeiten.
Online Terminvereinbarung Blogartikel Titelbild
Es wird oft behauptet, dass Online-Terminvereinbarungen das Personal in MVZ und Ambulanzen entlasten. Doch stimmt das wirklich? Lassen Sie uns das genauer betrachten.

Erreichbarkeit und die Realität in MVZs

Die meisten MVZs oder Ambulanzen sind telefonisch schlecht oder gar nicht erreichbar. Patienten oder Ärzte, die das MVZ oder die Ambulanz nicht erreichen können, rufen dann an der Pforte des Krankenhauses an. Das belastet beide Seiten: das Personal und die Anrufer.

Die Lösung: Online-Terminvereinbarungen?

Viele empfehlen daher, Online-Terminvereinbarungen anzubieten. Unternehmen behaupten, dass die Integration von Online-Terminvereinbarungen die eingehenden Telefonate um 30 % reduzieren würde. Doch diese Behauptung hält einer genaueren Betrachtung nicht stand.
Seit 2008 bieten wir einen Telefonservice für Arztpraxen aller Fachrichtungen in ganz Deutschland an. Wir nehmen sämtliche Anrufe entgegen, die normalerweise in der Praxis landen würden. Die Mehrheit unserer Kunden bietet auch Online-Terminvereinbarungen an.

Die Realität: Mehr als nur Terminvereinbarungen

Es mag überraschend sein, aber nur die Hälfte der eingehenden Anrufe betrifft tatsächlich Terminvereinbarungen oder -verschiebungen. Die andere Hälfte besteht aus Anfragen zu Rezepten, Überweisungen, Befunden, Parkmöglichkeiten, Wartezeiten vor Ort und anderen Themen.

Die Nutzung der Online-Terminvereinbarung führt zwar zu einer leichten Reduzierung der eingehenden Anrufe – jedoch maximal um 10 %. Stattdessen kommen neue Anrufe hinzu, aus verschiedensten Gründen:

  • „Ich habe gerade online einen Termin gebucht, können Sie prüfen, ob er registriert ist?“
  • „Ich versuche gerade, einen Termin für nächsten Dienstag zu buchen, aber er wird mir nicht angezeigt.“
  • „Ich habe für nächste Woche einen Termin für mich gebucht, mein Mann wird auch dabei sein.“

Effizientes Terminmanagement als Schlüssel

Was das Telefon langfristig entlastet, ist effizientes Terminmanagement. Wenn die Mitarbeiter schnell und routiniert Termine vergeben können, werden die Telefonate deutlich verkürzt. Hier einige Tipps für ein effektives Terminmanagement:

1. Klare Richtlinien für die Terminvergabe

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über klare Richtlinien für die Terminvergabe verfügt. Dies umfasst die Festlegung von Zeitfenstern für verschiedene Arten von Terminen und die Priorisierung von dringenden Fällen.

2. Schulung des Personals

Regelmäßige Schulungen für das Personal sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den Abläufen vertraut sind und effizient arbeiten können. Dies hilft, die Anrufdauer zu verkürzen und Missverständnisse zu vermeiden.

3. Nutzung moderner Softwarelösungen

Setzen Sie moderne Softwarelösungen ein, um die Terminvergabe zu optimieren. Ein gutes Praxismanagement-System kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und Termine effizient zu verwalten.

4. Kontinuierliche Verbesserung

Überwachen Sie regelmäßig die Effizienz Ihrer Terminvergaben und passen Sie die Prozesse bei Bedarf an. Feedback von Patienten und Mitarbeitern kann wertvolle Einblicke bieten und zur Verbesserung beitragen.

Fazit: Online-Terminvereinbarungen sind nur ein Teil der Lösung

Online-Terminvereinbarungen können eine leichte Entlastung bringen, sind aber nicht die alleinige Lösung. Ein effizientes Terminmanagement ist der Schlüssel zur langfristigen Entlastung des Telefons und zur Verbesserung des Patientenservices. Indem Sie klare Richtlinien festlegen, Ihr Personal schulen und moderne Software nutzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Praxis reibungslos läuft und sowohl Personal als auch Patienten zufrieden sind.

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